Регламент Вченої ради

1.Загальні положення

1.1. Порядок роботи Вченої ради Київського національного університету імені Тараса Шевченка (далі – Університет), засади формування та припинення діяльності постійних комісій встановлюються відповідно до Статуту Університету.
1.2. Регламент визначає порядок підготовки і проведення засідань Вченої ради Університету, формування постійних комісій, процедуру розгляду питань та прийняття рішень, порядок здійснення контрольних функцій Вченої ради.
1.3. Вчена рада Університету проводить засідання за загальним правилом у будівлі Головного корпусу Університету у залі засідань Вченої ради (місто Київ, вул. Володимирська, 60).
1.4. Засідання Вченої ради ведуться державною мовою.
1.5.Засідання Вченої ради є відкритими, крім випадків, установлених цим Регламентом.
1.6. На засідання можуть запрошуватися представники факультетів/інститутів, працівники ректорату, представники громадських організацій, студентства, засобів масової інформації. Присутність осіб, стосовно яких розглядається питання щодо присвоєння вченого звання або обрання на посаду, є обов’язковою.
1.7. Закриті засідання Вченої ради для розгляду окремо визначених питань можуть проводитися за рішенням Вченої ради.
1.8. Порядок розміщення членів Вченої ради у залі засідань визначається секретаріатом Вченої ради за погодженням з головою ради, яким є ректор Університету. Особи, запрошені на відкриті засідання Вченої ради, розміщуються на відведених для них місцях.
1.9. Головуючий на засіданні повідомляє членів Вченої ради про запрошених осіб, присутніх на засіданні Вченої ради.
1.10. Організаційне, документальне, інформаційне, матеріально-технічне та фінансове забезпечення діяльності Вченої ради здійснює ректорат Університету.

2.Організація роботи Вченої ради та підготовка засідань

2.1. Вчена рада реалізує свої функції шляхом проведення засідань. Засідання є чергові та позачергові. Засідання Вченої ради можуть бути урочистими. 2.2. Чергові засідання Вченої ради проводяться щомісячно (крім липня – серпня) першого понеділка і розпочинаються о 10 годині ранку. Якщо перший понеділок місяця випадає на неробочий або святковий день, дата проведення чергового засідання визначається головою Вченої ради.
2.3. Реєстрація членів Вченої ради, що беруть участь у засіданні, здійснюється секретаріатом, а також через автоматизовану систему для голосування.
2.4. Позачергові засідання Вченої ради проводяться для вирішення питань, визначених Статутом Університету. Дата, час і місце проведення позачергових засідань визначає голова Вченої ради.
2.5. Інформацію про дату, час, місце проведення і порядок денний позачергових засідань секретаріат Вченої ради доводить персонально до кожного члена Вченої ради електронною поштою не пізніше ніж за 5 днів до засідання.
2.6. Чергові засідання Вченої ради проводяться відповідно до календарного плану роботи Вченої ради, що затверджується на жовтневому засіданні Вченої ради.
2.7. Чергові засідання Вченої ради проводяться згідно з порядком денним, який формує секретаріат Вченої ради відповідно до календарного плану роботи Вченої ради, затвердженого на її жовтневому засіданні.
2.8. Порядок денний включає відповідні розділи:
– кадрові питання;
– основні питання (у т.ч. наукові доповіді і повідомлення);
– поточні питання.
2.9. Порядок денний чергового засідання доводиться секретаріатом Вченої ради персонально до кожного члена ради електронною поштою не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Про зміни до порядку денного засідання інформує головуючий при відкритті засідання.
2.10. Підготовка планових питань на чергові засідання Вченої ради здійснюється постійними комісіями Вченої ради, перелік і персональний склад яких затверджується Вченою радою, або тимчасовими комісіями, спеціально створеними для розгляду окремих питань.
2.11. Документами, які готуються для слухання Вченою радою з основних питань є: довідка, додатки до неї, проект ухвали Вченої ради, у разі потреби – висновок Постійної комісії про рекомендацію Вченій раді розглянути питання, якщо воно попередньо не було включено до плану засідань Вченої ради. Документи мають бути підписані особами, які готують розгляд питання на засідання Вченої ради. У разі внесення проекту рішення, реалізація якого впливає на видаткову та/або доходну частину кошторису, до нього додається фінансово-економічне обґрунтування (розрахунок розміру витрат) та пропозиція щодо покриття цих витрат. Планові питання, виносяться на обговорення Вченою радою лише після попереднього розгляду або погодження в профільних Постійних комісіях.
2.12. Підготовка кадрових питань здійснюється керівниками факультетів /інститутів та інших структурних підрозділів Університету.
2.13. Матеріали для тиражування передаються у секретаріат Вченої ради особами, відповідальними за підготовку питання до засідання Вченої ради, не пізніше ніж за 10 робочих днів до чергового засідання.
2.14. Секретаріат Вченої ради забезпечує:
– попередню розсилку проектних матеріалів до чергового засідання Вченої ради електронною поштою членам Вченої ради за посадою, які мають персональну електронну адресу у домені unit.net.ua. Керівники факультетів/ інститутів забезпечують передачу цих матеріалів членам Вченої ради – виборним представникам від своїх підрозділів;
– тиражування матеріалів до чергового засідання і передачу їх членам Вченої ради разом із порядком денним чергового засідання.

3.Проведення засідань Вченої ради

3.1. Перед відкриттям кожного засідання Вченої ради усі члени Вченої ради зобов’язані зареєструватися власноручним підписом, а також за допомогою автоматизованої електронної системи.
3.2. Підставою для відсутності члена Вченої ради на засіданні можуть бути такі причини: виконання ним доручення Вченої ради, відрядження, тимчасова непрацездатність, визначені законодавством України про працю відпустки, а також інші поважні обставини.
3.3. Засідання Вченої ради відкриває, веде та закриває головуючий – голова Вченої ради (ректор Університету). У разі його відсутності – член Вченої ради, уповноважений головою Вченої ради.
3.4. Головуючий на засіданні Вченої ради:
– дотримується положень Статуту Університету та цього Регламенту і вживає заходів щодо їх дотримання усіма присутніми на засіданні;
– повідомляє про результати реєстрації членів Вченої ради та про кількість членів Вченої ради, відсутніх на засіданні з поважних причин;
– відкриває, веде та закриває засідання;
– надає слово для доповіді (співдоповіді), запитань, виступу, оголошує наступного промовця;
– при необхідності вживає заходів для підтримки порядку на засіданні Вченої ради;
– організовує розгляд питань відповідно до цього Регламенту;
– оголошує результати голосування та прийняте рішення;
– здійснює інші повноваження відповідно до положень цього Регламенту.
3.5. Головуючий на засіданні Вченої ради має право:
– вносити пропозиції з процедурних питань щодо ходу засідання;
– об’єднувати обговорення кількох пов’язаних між собою питань порядку денного;
– підсумовувати обговорення питань;
– ставити уточнюючі запитання промовцю на засіданні;
– зачитувати або доручати першому проректорові (іншим проректорам) озвучувати письмові пропозиції та інші документи щодо обговорюваного питання; – здійснювати інші повноваження з метою ефективного проведення засідання.
3.6. Процедура обговорення питань на засіданні Вченої ради включає:
– доповідь члена Вченої ради з питання, що обговорюється, запитання доповідачеві та відповіді на них;
– співдоповідь голови (представника) профільної Постійної комісії Вченої ради, якщо це випливає з характеру обговорюваного питання; запитання співдоповідачеві та відповіді на них; – виступи членів Вченої ради;
– виступи запрошених, якщо це передбачено процесом попередньої підготовки питання.
Пропозиції членів Вченої ради щодо редакції текстів проектів документів, висловлені під час обговорення і які приймаються Вченою радою, документуються працівниками секретаріату Вченої ради і враховуються в остаточній редакції тексту документу.
3.7. Орієнтовна тривалість обговорення питання визначається в порядку денному, регламент для доповіді та співдоповіді, а також для виступів членів ради в обговоренні питання уточнюється на засіданні і затверджується відкритим голосуванням.
3.8. Рішення Вченої ради приймаються відкритим або таємним голосуванням у порядку, визначеному цим Регламентом.
3.9. Відкрите голосування здійснюється:
– за допомогою автоматизованої електронної системи з фіксацією результатів голосування – поіменне;
– підняттям руки.
3.10. Після закінчення кожного голосування за допомогою електронної системи його результати виводяться на інформаційне табло електронної системи в залі засідань та оголошуються головуючим на засіданні Вченої ради.
3.11. Таємне голосування здійснюється:
– або шляхом подачі бюлетеня;
– або за допомогою електронної системи без фіксації особи члена Вченої ради.
3.12. Якщо спосіб голосування не визначений законом або Статутом Університету, Вчена рада приймає процедурне рішення щодо визначення виду і способу голосування.
3.13. Контроль за використанням електронної системи підрахунку голосів здійснює лічильна комісія, яка має право безперешкодного доступу до всієї інформації, необхідної для здійснення контролю, та право на залучення експертів і фахівців до роботи з перевірки системи.
3.14. Контроль за проведенням таємного голосування здійснює лічильна комісія, яка обирається з членів Вченої ради відкритим голосуванням.
3.15. Голова лічильної комісії доповідає про результати таємного голосування, які заносяться до протоколу. Протокол підписується всіма членами комісії і затверджується після оголошення результатів Вченою радою шляхом відкритого голосування.
3.16. Рішеннями Вченої ради є ухвали, резолюції, звернення, заяви, а також процедурні та інші рішення, що заносяться до протоколу засідань Вченої ради.
3.17. Протокол засідання Вченої ради підписується головою (головуючим) та секретарем Вченої ради.
3.18. Рішення Вченої ради, прийняті в установленому порядку, вводяться в дію наказами ректора. Накази ректора, якими вводяться в дію рішення Вченої ради, доводяться персонально до кожного члена Вченої ради і розміщуються на сайті Вченої ради. З окремих розглянутих Вченою радою питань за її рішенням друкуються ухвальні документи в газеті «Київський університет».
3.19. Протоколи засідань Вченої ради з відповідними матеріалами зберігаються у секретаріаті Вченої ради впродовж 4 років, після чого у встановленому порядку передаються до архіву Університету. Згідно з номенклатурою, затвердженою Держархівом м. Києва (ст. 659), протоколи засідань Вченої ради підлягають постійному зберіганню в архіві Університету.
3.20. Регламент Вченої ради Університету затверджується на засіданні Вченої ради. Зміни до Регламенту вносяться за ініціативою голови Вченої ради, секретаріату та постійних комісій.

Зміни до Регламенту затверджуються рішенням Вченої ради.